Organizacja konferencji firmowych - przewodnik

Masz w planach organizację konferencji?  Super, przedstawiamy Ci przewodnik krok po kroku o tym jak zorganizować udaną konferencję otwartą. Organizatorzy konferencji firmowych też z pewnością wiele z niego wyniosą. Zapraszam do lektury.

Pamiętaj, że jeśli uznasz że organizacja konferencji nie jest dla Ciebie to skontaktuj się z Agencją eventową Everal - zrobimy to dla Ciebie.

Planowanie konferencji należy rozpocząć co najmniej 6 miesięcy przed datą (w przypadku większej konferencji planowanie jej może zacząć się rok wcześniej). Podczas realizacji wydarzenia spadnie na Ciebie wiele obowiązków. Twoim zadaniem będzie kontrola nad wieloma zadaniami i aspektami wydarzenia jednocześnie.

Jeśli nie jesteś pracownikiem agencji eventowej, a zadanie organizacji konferencji nie jest dla Ciebie wyzwaniem codziennym to zapewne w Twojej głowie urodzą się setki pytań. Od tak podstawowych jak wybrać miejsce na organizację konferencji, gdzie i jak znaleźć właściwego konferansjera, czy jakie nagłośnienie czy scenografię zapewnić na planowaną konferencję.

Konferencja firmowa - wyzwanie czy zadanie?

Ale, nie martw się! Prawda jest taka, że chociaż organizacja konferencji jest trudnym przedsięwzięciem, to nie jesteś pierwszą osobą, która się z tym musi zmierzyć. Nie jest to zadanie innowacyjne, jak wymyślenie koła. Wystarczy podążać kilkoma konkretnymi krokami czy wcześniej utartymi ścieżkami, by osiągnąć sukces i zorganizować naprawdę dobrze przygotowaną pod kątem organizacyjnym czy merytorycznym konferencję firmową.

Przewodnik Organizatora Konferencji

Przygotowaliśmy specjalnie dla Ciebie dedykowany przewodnik, tak aby możliwie jak najbardziej Ci pomóc w samodzielnej organizacji konferencji firmowej. Z jego pomocą dowiesz się jak przygotować konferencję krok po kroku. Zapoznasz się z najważniejszymi elementami, które ułatwią Ci pracę. Kroki, które Ci przedstawimy nie są ściśle chronologiczne - możesz zacząć kontaktować się z konferansjerami zanim znajdziesz odpowiednie miejsce – ale dają Ci ogólne pojęcie o tym, na czym się skupić, tak by organizowana konferencja wyszła jak najlepiej.

Jeśli masz w planach organizację konferencji, zacznij planowanie konferencji od tego, by już dziś przeczytać nasz przewodnik.

KROK 1: Motyw przewodni konferencji firmowej

Każda dobrze zorganizowana konferencja potrzebuje tematu przewodniego. Wybierz temat, grafikę, cokolwiek co będzie mogło być spójnym konferencyjnym łącznikiem całego wydarzenia, do którego konferansjer będzie mógł z łatwością nawiązywać podczas całego eventu. Najlepsze motywy przewodnie są chwytliwe i wywołują emocje. Chcesz, aby konferencja inspirowała i stymulowała rozmowę. Twój motyw musi to umożliwić, musi być kontrowersyjny, ale bezpieczny 🙂

Wybór misji konferencji

Hasło „Mocniejsi jako zespół” jest z pewnością lepszym tematem przewodnim niż „Osiąganie lepszej wydajności poprzez czy dzięki zwiększonej interdyscyplinarnej współpracy”. Motyw jest czymś więcej niż tylko wyzwaniem dla uczestników konferencji firmowej. Będzie on również kierował Twoją marką i promocją, od zaprojektowania logo, przez wymyślenie hashtagów w mediach społecznościowych, po drukowanie plakatów, broszur i innych materiałów reklamowych. Wybierz misję mądrze, tak by z łatwością korzystać z niej w przyszłości.

KROK 2: Zbierz swój zespół na 6. Konferencję tworzy team, nie jednostka

Są szansę, że nie będziesz organizował/a/x całego wydarzenia w pojedynkę (w rzeczywistości bylibyśmy zdziwieni, gdyby tak było). Będziesz potrzebował/a/x całego zespołu, który będzie odpowiedzialny za różne aspekty planowania, negocjacji oraz promocji. Twój podstawowy zespół będzie zapewne obejmował:

1. Zespół od planowania: miejsce na konferencję, zakwaterowanie, aktywności w trakcie konferencji, team building czy catering.
2. Zespół od administracji: budżetowanie, rejestracja uczestników, sprzedaż biletów. Zespół ten będzie również głównym punktem kontaktowym w przypadku pytań odnośnie organizowanej konferencji.
3. Zespół od marketingu: kontakt z mediami, tworzenie materiałów promocyjnych, prowadzenie strony, bloga, social mediów.
4. Zespół od sponsorów: odpowiedzialny za zabezpieczenie sponsorów, ubieganie się o dotacje oraz pozyskiwanie funduszy (dotyczy to głównie konferencji, które opierają się na zewnętrznych źródłach finansowania)
5. Wolontariusze: pomoc we wszystkich działaniach w dniu konferencji: zarządzanie przepływem gości, skanowanie biletów, kontrolowanie listy gości, obsługa garderoby,  kierowanie gośćmi.

Twoim głównym zadaniem jako organizatora konferencji będzie kierowanie zespołem, ustanawianie priorytetów, zlecanie zadań. Wybierając swój zespół wybierz go tak, by można było na nim polegać.

KROK 3: Przygotowanie budżetu i business planu.

Niezależnie od tego czy Twoja konferencja ma wsparcie od sponsorów, czy też nie, musisz mieć budżet.  Musisz wiedzieć, co się dzieje z Twoimi pieniędzmi podczas organizacji wydarzenia. Jasno określ ścieżki na których zarabiasz i gdzie wydajesz swój budżet. Dobre planowanie budżetu pomoże Ci także ustanowić cenę za uczestnictwo w konferencji.

Poniżej znajduje się lista najczęstszych pozycji które stanowią dla Ciebie spory koszt:

• miejsce,
• zakwaterowanie,
• transport,
• catering,
• opłata za konferansjera,
• aktywności czy impreza pokonferencyjna
• marketing,
• członkowie zespołu.
• streaming czy nagranie konferencji.

Przygotowanie budżetu z realistyczną ceną, obliczeniami okaże się przydatnym podczas szukania miejsca na konferencje i przy negocjowaniu kosztów z dostawcami usług. Pamiętaj jednak, aby nie negocjować zbyt brutalnie, by nie odbiło się to na jakości wydarzenia czy świadczonych usług.

KROK 4: Znalezienie sponsorów i dotacji (opcjonalnie)

Jeśli finansujesz konferencje samodzielnie i nie szukasz zewnętrznych źródeł przychodów, możesz bezpiecznie pominąć ten krok. Jeśli nie, i będziesz chciał/a/x szukać sponsorów lub zorganizować zbiórkę pieniędzy to kluczową rzeczą, o której należy pamiętać jest to, że sponsorzy i ich wartości powinny być zgodne z tematem konferencji (chcesz, żeby sieć fast foodów sponsorowała konferencję „Bądźmy zdrowi!”?). Kontrowersyjne, nieprawdaż?

Zacznij od znalezienia sponsorów, którzy finansują podobne wydarzenia lub są powiązani z głównym tematem konferencji. Zdecyduj, ile powiedzą sponsorzy na temat przebiegu konferencji. Czy pozwolisz na umieszczeniu ich loga w każdym dostępnym miejscu? Czy będą mogli prowadzić własne wykłady czy promocje poza salą główną?

Pamiętaj aby została zachowana równowaga pomiędzy finansowaniem, a przekazem i integralnością konferencji z zakładanymi celami. Nie możesz sprawić by goście poczuli się jak podczas przerwy na reklamy oglądając film w telewizji. Jesteś organizatorem, który decyduje, gdzie ta linia  równowagi powinna się znajdować. Zadbaj o to z należytą uwagą.

KROK 5: Zdecyduj się na termin konferencji

Teraz jest czas, aby zdecydować, kiedy Twoja konferencja będzie miała miejsce. Jak wspomniałem wcześniej data ta powinna wynosić od sześciu miesięcy do roku w przód, tak aby każdy mógł ją bezpiecznie wpisać w swój kalendarz. Musisz także założyć jak długo potrwa konferencja. Doświadczenie branżowe sugeruje, że konferencja z udziałem około 300 osób potrzebuje dwóch pełnych dni na realizację. Większe konferencje mogą trwać nawet dłużej. Każdy bowiem musi wynieść z niej coś dla siebie.

Oto kilka ważnych zasad, o których warto pamiętać:

1. Wybierz datę, która nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami, takimi jak festiwale. Imprezy w całym mieście powodują, że loty są droższe i generalnie utrudniają transport do miejsca konferencji i z powrotem. Poza tym nie chcesz, aby twoja konferencja konkurowała o uwagę z dużymi wydarzeniami. Dojazd czy hotel podczas dużych wydarzeń kulturowych także będzie znacznie droższy.

2. Unikaj okresów wakacyjnych i ferii zimowej, kiedy ludzie często wyjeżdżają na odpoczynek. Najlepiej wycelować w datę od połowy marca do końca czerwca lub od początku września do końca listopada. To bezpieczne okresy pomiędzy świętami czy wakacjami.

3. Raczej nie planuj konferencji w weekend. Dla większości uczestników udział w konferencji jest częścią ich pracy, więc zaplanuj ją podczas tygodnia pracy.

4. Staraj się wybrać datę pod koniec tygodnia, aby podróżujący uczestnicy mieli szansę pozostania po konferencji i np. zwiedzania w czasie wolnym. Najlepsze dni na konferencję to czwartek i piątek Ustawienie daty da ci stały punkt do odliczenia, aby lepiej zaplanować przygotowania.

Jeśli jednak planujesz konferencję firmową powyższe założenia mogą okazać się błędne. Firmy i korporacje często planują organizację konferencji na weekend, tak aby nie tracić pracowników w tygodniu pracy.

KROK 6: Zarezerwuj miejsce

Gdy znasz już datę, możesz zacząć szukać dostępnych miejsc, które odpowiadają Twoim wymaganiom. Miejsca mogą być podzielone na trzy kategorie:

1.  Kampusy uniwersyteckie: najlepiej nadają się do mniejszych imprez akademickich i są stosunkowo tanie do wynajęcia.

2. Hotele: zwykle mają dedykowane sale konferencyjne i własny catering. Są najlepszym wyborem typu „wszystko w jednym”, ponieważ oferują zarówno zakwaterowanie, jak i przestrzeń konferencyjną. Są również najdroższą opcją.

3. Niezależne miejsca: Ta kategoria obejmuje wszystkie inne rodzaje miejsc, w których można organizować konferencje. Wiele z nich specjalizuje się w określonych rodzajach wydarzeń.

Koszt miejsca to tylko jedna część układanki. Oto kilka innych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy poszukiwaniu odpowiedniego miejsca na organizację konferencji:

1. Rozmiar: rezerwacja zbyt małego miejsca, w którym każdy musi wcisnąć się do małego pokoju, jest zdecydowanie złym pomysłem. Podobnie, zabezpieczenie gigantycznego miejsca dla stosunkowo skromnej liczby osób nie tylko zaszkodzi budżetowi konferencji, ale także sprawi, że konferencja będzie pusta i słabo odbierana.

2. Lokalizacja: najlepiej wybrać nieco odosobnioną lokalizację, aby uczestnicy mogli lepiej skupić się na samej konferencji. Jeszcze lepiej, jeśli miejsce ma uspokajające, malownicze otoczenie, aby pomóc ludziom się zrelaksować.

3. Atmosfera: ważne jest, aby klimat venu pasował do grupy docelowej i tematu. Na przykład: nie chcesz organizować konferencji biznesowej w gigantycznej siłowni.

4. Wyposażenie: czy obiekt ma odpowiedni układ i odpowiedni styl sali konferencyjnej dla Twoich potrzeb? Czy ma niezbędne urządzenia, takie jak np. mniejsze salki konferencyjne na sesje breakoutowe?

5. Zakwaterowanie: czy obiekt zapewnia zakwaterowanie lub czy w pobliżu znajdują się hotele?

6.  Catering: czy w ofercie jest catering lub czy zewnętrzne firmy cateringowe mogą łatwo dostać się do obiektu i pracować w nim? Jeśli nie, czy w okolicy znajdują się odpowiednie restauracje i kawiarnie? (Pamiętaj o specjalnych wymaganiach dietetycznych: wegańskie, koszerne, bez orzechów itp.)

7. Transport: jak łatwo uczestnicy mogą podróżować do miejsca środkami transportu publicznego? Czy jest wystarczająco dużo miejsc parkingowych dla tych, którzy przyjadą swoimi autami?

8. Aspekty techniczne: czy obiekt ma odpowiedni sprzęt IT, audio i wideo? Potrzebne będą ekrany projekcyjne, mikrofony, mnóstwo punktów ładowania dla uczestników i oczywiście stały dostęp do WiFi. Warto wybrać obiekt, który ma ładowarki do niezwykle popularnych dziś samochodów elektrycznych.

Podczas negocjacji z potencjalnymi obiektami, spróbuj zorganizować wczesny dostęp do miejsca, tak abyś mógł/a/x wykonać próbę lub przejście z zespołem przed konferencją. Musisz być pewien/a/x, że każdy szczegół jest na miejscu przed tym wielkim dniem.

Szybka wskazówka: jeśli znajdziesz świetne miejsce, które jest poza budżetem, sprawdź, czy możesz wynegocjować niższą opłatę w zamian za wieloletnią umowę (pod warunkiem, że organizujesz konferencję cykliczną). Jeśli uważasz, że znalezienie odpowiedniego miejsca jest zbyt wymagające, zastanów się, czy nie uda ci się znaleźć wyszukiwarkę takich miejsc lub skorzystać z pomocy profesjonalnej agencji eventowej.

KROK 7: Zorganizuj catering i innych dostawców (opcjonalnie)

Zwykle dedykowane miejsce konferencji zapewnia również catering na miejscu. Jeśli tak nie jest, musisz wprowadzić zewnętrznych dostawców. Zdecyduj, jakiego rodzaju posiłki chcesz zaoferować i ile będzie przerw na jedzenie. Zarezerwuj do godziny na lunch i kilka 15-20 minut przerw na kawę i przekąski.

Pamiętaj: jeśli w Twoim budżecie jest miejsce, zawsze najlepiej jest zjeść ciepłe posiłki zamiast kanapek podczas lunchu. Chcesz mieć pewność, że firma cateringowa może obsłużyć logistykę w dniu imprezy. Najlepiej znaleźć lokalną firmę blisko miejsca konferencji, aby uniknąć potencjalnych opóźnień i problemów związanych z korkami samochodowymi czy kosztów transportu. Firma z okolicy zużyje także mniej opakowań co pozytywnie wpłynie na środowisko.

Nie zapomnij sprawdzić, ile czasu wcześniej dostawca cateringu musi znać ostateczną liczbę uczestników, menu i wszelkie specjalne wymagania żywieniowe. Pomyśl o innych dostawcach zewnętrznych, których możesz potrzebować, takich jak firma dekoracyjna lub dostawcy specjalnego sprzętu IT czy łącz internetowych.

Krok 8: Ustal harmonogram wystąpień

To może być najważniejszy krok ze wszystkich podczas Twojej pracy nad konferencją. Twoi mówcy, prelegencki, artyści to gwiazdy Twojej konferencji. Do dla nich goście przyjadą na Twoje wydarzenie.

Jeśli chcesz solidnego składu, aby przyciągnąć uczestników i zagwarantować profesjonalny występ, poszukaj osób związanych z tematyką Twojego wydarzenia. Osób które są autorytetami i posiadają zaufanie społeczeństwa. Zwiększy to Twoją wiarygodność w oczach innych potencjalnych mówców i zwiększy prawdopodobieństwo zaangażowania uczestników. Szukaj prelegentów którzy będą się skupiać na tematach przewodnich Twojej konferencji. Utwórz priorytetową listę potencjalnych mówców, których chcesz zaprosić. Następnie ich zarezerwuj. Oto kilka rzeczy, którymi należy się zająć rezerwując prelegenta:

1. Wynagrodzenie: Jak wygląda wynagrodzenie, co się do niego zalicza?

2. Sprzęt pomocniczy: Czy ich prezentacja opiera się na konkretnym sprzęcie IT lub innych rekwizytach? Ustal co Ci jest potrzebne, aby w pełni wykorzystać każdego z nich.

3. Wymagania specjalne: czy mają określone preferencje żywieniowe? Czy trzeba zapewnić im transport i zakwaterowanie?

Przeglądaj listę, którą zrobiłeś i stopniowo wypełniaj wyznaczone przedziały czasowe występami mówców. Utwórz swoisty harmonogram minutowy, tak by konferencja była angażująca i dynamiczna.

Zawsze powinieneś mieć plan B, jeśli któryś z występujących z przyczyn losowych nie dotrze na miejsce.

KROK 9: Stwórz agendę

Teraz, gdy kluczowe elementy są już na miejscu, nadszedł czas, aby ułożyć je w szczegółowy program. W idealnej sytuacji należy działać tak, aby Twój harmonogram był już znany przynajmniej cztery miesiące przed rozpoczęciem konferencji.

Pamiętaj, że głównym celem konferencji jest inspirowanie ludzi i poszerzanie ich horyzontów. Nie możesz tego zrobić bez zrozumienia uczestników. Spróbuj dostać się do umysłu typowego uczestnika i odpowiedz na kilka kluczowych pytań:

1. Jakie są jego oczekiwania?

2. Jaką wiedzę już posiadają i czego chcieliby się dowiedzieć więcej?

3. Jakie rodzaje sesji (prezentacje, warsztaty itp.) mogą najlepiej pomóc im w absorpcji omawianych pomysłów?

Uzbrojony w te informacje, możesz rozpocząć przygotowywanie agendy. Program konferencji na najwyższym poziomie może wyglądać mniej więcej tak:

Dzień 1

• Przywitanie uczestników konferencji
• Prezentacja głównego celu konferencji przez prowadzącego
• Prezentacja przyszłych mówców
• Zarys tematów konferencyjnych
• Wspólna kolacja

Dzień 2 i kolejne dni

• Krótkie sesje praktyczne i warsztaty
• Aktywności team-buildingowe i net working

Ostatni dzień

• Przemówienie motywacyjne
• Zakończenie konferencji i pożegnanie uczestników
• Rozdanie certyfikatów

Jeśli chodzi o krótsze sesje, można wybierać spośród wielu opcji, które w aktywny sposób zaangażują uczestników:

1. wykłady w małych grupach,
2. warsztaty czy sesje interaktywne,
3. sesje pytań i odpowiedzi na nurtujące tematy
4. networking branżowy.

Sesje te powinny trwać od 1 do 2 godzin i nawiązywać od tematu konferencji. Musisz także zdecydować, czy wszyscy mają uczestniczyć we wszystkich sesjach, czy też mieć ich kilka uruchomionych równolegle i pozwolić ludziom wybierać preferowane tematy.

KROK 10: Zacznij rejestrować uczestników

Nadszedł wreszcie czas na najbardziej ekscytującą część: nakłonienie ludzi do zapisania się na konferencję! Najlepszym wyborem jest stworzenie profesjonalnej strony internetowej dla konferencji. Podstawowe informacje jakie powinny się na niej znaleźć to m.in.:

1. Niezbędne informacje na temat konferencji (gdzie, kiedy, kto, co, dlaczego)
2. Kalendarz / program do przeglądania konferencji
3. Formularz rejestracyjny, w którym ludzie mogą zarejestrować się lub kupić bilety
4. Możliwość udostępnienia informacji o konferencji. Da Ci to możliwość darmowej reklamy rękami potencjalnych uczestników.

Pamiętaj, by koniecznie dodawać swoją stronę konferencyjną do wszystkich materiałów marketingowych i informacyjnych. Nie masz środków na stworzenie dedykowanej strony internetowej? W takiej sytuacji opcją jest strona sprzedaży biletów innej firmy lub własnoręczne postawienie strony z wykorzystaniem darmowych narzędzi. Tutaj możesz łatwo utworzyć stronę wydarzenia dla swojej konferencji ze wszystkimi kluczowymi szczegółami. Oprócz tego, strony sprzedaży biletów zajmują się przetwarzaniem płatności i wystawianiem biletów w Twoim imieniu, co oszczędza Ci bólu głowy związanego z dodatkowymi zadaniami administracyjnymi. Pamiętaj jednak, że nie robią tego pro bono.

KROK 11: Promuj swoją konferencję

Masz teraz swoje miejsce, kluczowych mówców, przejrzysty program konferencyjny oraz stronę internetową (lub stronę wydarzenia) - idealne narzędzia aby zaprosić ludzi i sprzedać organizowaną konferencję.

Od teraz głównym celem jest promowanie konferencji za pośrednictwem wszystkich dostępnych kanałów. Jeśli Twoja konferencja nie jest darmowa, należy określić odpowiednią cenę za udział w konferencji. Z jednej strony opłaty konferencyjne powinny pomóc w pokryciu kosztów, z drugiej strony nie chcesz wystraszyć zainteresowanych uczestników i skończyć z konferencją na pół zarezerwowaną. Możesz wziąć pod uwagę przesuwną skalę cen biletów opartą na statusie zawodowym ludzi (np. Studenci płacą niższe opłaty). Jeśli promujesz swoją konferencję w trybie offline należy stworzyć wysokiej jakości broszurę z programem konferencji i widocznym linkiem do Twojej witryny lub witryny sprzedaży biletów.

W Internecie dostępnych jest wiele sposobów promowania organizowanej konferencji w stosunkowo niewielkim budżecie:

1. Portale społecznościowe (Facebook, LinkedIn, Twitter - wszystkie w zależności od odbiorców).

2. Odpowiednie fora, na których potencjalni uczestnicy mogą spędzać czas (np. Społeczność dla inżynierów, gdzie możesz promować konferencję techniczną).

3. Własne blogi i komunikaty prasowe.

Jeśli Twoja promocja w dużym stopniu opiera się na mediach społecznościowych, rozważ chwytliwy hashtag, którego możesz użyć, gdy publikujesz informacje o nadchodzącej konferencji. Nie zapomnij zachęcić prelegentów do promowania konferencji wśród swoich odbiorców na własnych kanałach. Zaproś dziennikarzy z wybranej przez siebie niszy, żeby zrelacjonowali, a może nawet wzięli udział w konferencji.

KROK 12: Zadbaj o planowanie na miejscu

W tym kroku zapoznasz się z drobiazgowymi szczegółami dotyczącymi sposobu, w jaki uczestnicy będą fizycznie poruszać się po obiekcie w ciągu dnia. Oto tylko niektóre z pytań, na które należy znać odpowiedzi:

1. Czy będzie dostępna szafa/garderoba?

2. Kto będzie zarządzał przepływem gości i skanował bilety?

3. Jakie sale należy zarezerwować na sesje breakoutowe i networkingowe?

4. Gdzie będą serwowane przekąski?

5. Czy będziesz miał przestrzeń wystawową, na której sponsorzy i sprzedawcy mogą przygotować stoisko i w zamian np. za zakup cegiełki promować się podczas konferencji.

Najlepszym sposobem na to jest przejście przez program dnia i postawienie się w sytuacji uczestników. Spróbuj sobie wyobrazić, jak będą działać w danym dniu i jakie mogą mieć potrzeby. Jak już wspomniałem, najlepiej jest uzyskać wczesny dostęp do obiektu, aby móc zbadać przestrzeń i przygotować szczegółowy plan z wyprzedzeniem. Koniecznie wybierz się na wizję lokalną, najlepiej kilka razy.

Jeśli masz zewnętrznych dostawców lub innych dostawców, zaplanuj spotkanie z nimi, aby zapoznali się z układem, lokalizacją kuchni i tak dalej.

KROK 13: Prowadzenie konferencji

Nadszedł wielki dzień! Jeśli wykonałeś wszystkie powyższe kroki i masz zespół wolontariuszy odpowiedzialnych za codzienne czynności to nie musisz się martwić. Oto kilka sytuacji, które mogą wymagać Twojej uwagi:

1. Rezerwacja zapasowych mówców, w przypadku anulowania poprzednich zatwierdzonych występów np. z przyczyn losowych

2. Wprowadzenie w tematy konferencji i przedstawienie przyszłych mówców, wspólne spotkanie z zespołem organizacyjnym

3. Timing - upewnij się, że prezentacje nie przekroczą wyznaczonego czasu

4. Networking - udział w nawiązywaniu kontaktów i ułatwianiu rozmów

5. Gromadzenie informacji zwrotnych od uczestników

6. Komunikowanie się z dziennikarzami    

KROK 14: Podsumuj wydarzenie i zbierz opinie od uczestników

Po wszystkim wciąż będziesz miał sporo pracy. Powinieneś skontaktować się ze wszystkimi zaangażowanymi osobami: zespołem, mówcami, wolontariuszami, sprzedawcami i oczywiście - uczestnikami.  Powinieneś nimi skontaktować z dwóch głównych powodów:

1. Powiedz „Dziękuję”: powinieneś podziękować wszystkim za ich udział i wysiłek. Jest to nie tylko miła uprzejmość, ale także pozytywne zaskoczenie, które wywołasz u swoich gości. Jest duża szansa, że ​​to nie Twoja ostatnia konferencja, więc chcesz pielęgnować wszelkie nawiązane znajomości i budować społeczność lojalnych odbiorców.

2. Zbieraj opinie. To doskonała okazja, aby usłyszeć, co ludzie pomyśleli o konferencji i co można zrobić lepiej w przyszłości. Najprostszym sposobem na zbieranie danych i informacji jest wysłanie e-mailem wszystkim linku do ankiety online. Zachowaj stosunkowo krótki czas i skup się na kilku głównych tematach:

• co najbardziej podobało im się w konferencji?
• jak oceniliby różne elementy (prezentacje, poczęstunek, zakwaterowanie itp.)?
• co by się zmieniły lub poprawili?

Spróbuj nawiązywać kontakty i dostawać feedback od wszystkich osób, które brały udział w konferencji, w ciągu najwyżej kilku dni, podczas gdy konferencja jest wciąż świeża w odbiorze u wszystkich. Ludzie mają często bardzo napięte kalendarze i ograniczoną uwagę, więc nie czekaj zbyt długo, aby się z nimi skontaktować.

Pamiętaj, że robisz to dla siebie i dla sukcesu przyszłych wydarzeń.