Kiedy planować organizację imprezy integracyjnej

Za oknem zimno… Wszystkim nam wydaje się, że do lata jest jeszcze bardzo dużo czasu i mamy go masę, aby pomyśleć o organizacji imprezy firmowej. Zima to przecież nie jest ten okres, kiedy myślimy o letnich imprezach czy piknikach firmowych. Pytanie jest jednak zasadnicze: dlaczego tego nie robimy? Przecież planując imprezę integracyjną o wiele wcześniej dajemy sobie o wiele więcej możliwości związanych z organizacją, planowaniem czy przygotowaniem eventu firmowego.

Ale zacznijmy od początku. Jeśli wiesz, że Twoja firma w okresie letnim planuje organizację imprezy integracyjnej albo konferencji czy też pikniku firmowego, jeśli wiesz, że co roku koło marca czy kwietnia szef przyjdzie do Ciebie i zleci Ci organizację takiego eventu firmowego to zdecydowanie radzimy zająć się tematem organizacji już teraz.

Jeśli nie wiesz, dlaczego warto tym tematem zająć się już teraz to pomyśl ile komfortu i możliwości swobodnego wyboru atrakcji może Ci dać tak duży zapas czasu. Planując organizację imprezy integracyjnej na wiele miesięcy wcześniej zyskujesz możliwość swobodnego wyboru miejsca, atrakcji czy terminu eventu.

Miejsce to najważniejsza część planowania każdego firmowego wydarzenia integracyjnego. Niby nic, a jednak tak dużo. Twoje idealne spotkanie firmowe powinno odbyć się w miejscu do tego przeznaczonym i przystosowanym pod wieloma względami.

Miejsce na piknik firmowy

Powinno być położone z dala od zabudowań, tak, aby ewentualna głośna muzyka czy okrzyki radości dzieci nie przeszkadzały okolicznym mieszkańcom. Miejsce na organizację idealnego pikniku dla Twojej firmy powinno być także ogrodzone, tak, aby nie było problemu z ewentualnymi osobami obcymi. Kolejnym bardzo ważnym aspektem związanym z wyborem miejsca na piknik powinien być dojazd. Będzie idealnie, jeśli będzie można dotrzeć tam komunikacją miejską. Jednak tak czy inaczej koniecznie pomyśl o miejscach parkingowych dla swoich gości. Jeśli miejsce na piknik jest ukryte lub dojazd nie jest bardzo łatwy to koniecznie zapewnij oznakowanie terenu – tak, aby Twoim gościom było łatwiej dotrzeć.

Termin imprezy integracyjnej

Wcześniejsza organizacja spotkania firmowego to także zdecydowanie większa szansa na wybór lepszego i bardziej dopasowanego to potrzeb grupy terminu. Organizując event firmowy na ostatnią chwilę może się zdarzyć, że nie uda się znaleźć miejsca dopasowanego preferencjami do naszych potrzeb. Ponadto wybierając miejsce, w którym zorganizujemy imprezę integracyjną wcześniej mamy o wiele większą możliwość zgłaszania zapotrzebowania na np. teren zielony, który jest nam niezbędny na organizację programu team building, czy np. sali na organizację wieczoru kasyno.
Bardzo ważną zaletą wcześniejszego wyboru miejsca na event jest brak ograniczeń ze strony innych firm czy agencji eventowych. Często można spotkać się z sytuacją, w której jakaś firma organizuje już np. spotkanie firmowe dla branży bankowej czy farmaceutycznej, a my chcąc zorganizować spotkanie dla firmy działającej na podobnym segmencie rynku odbijemy się od ściany.

Atrakcje na imprezy a termin eventu

To kolejna, bardzo ważna zmienna, którą musimy brać pod uwagę przy planowaniu wydarzenia firmowego. Jeśli naszą imprezą firmową zajmiemy się odpowiednio wcześnie, to szansa na rezerwację ciekawych atrakcji jest o wiele, wiele wyższa. Planując np. organizację pikniku firmowego, na którym chcielibyśmy mieć ściankę wspinaczkową, euro bungee czy dmuchane tory przeszkód musi mieć na uwadze, że te atrakcje na naszą imprezę integracyjną musimy zablokować w okresie, gdy za oknem jeszcze wcześnie robi się ciemno, pada śnieg i jest zimno.

Podsumowując, wcześniej znaczy lepiej. Pamiętaj, że jeśli chcesz mieć gwarancję, że Twoje firmowe wydarzenie integracyjne będzie przygotowane doskonale, będą na nim super atrakcje i odbędzie się w wybranym i przemyślanym miejscu to działaj odpowiednio wcześnie.